Det är ingen affärshemlighet att det är hård konkurrens i offentliga upphandlingar, särskild inom entreprenadbranschen. Som anbudsgivare har man allt intresse att ha ett ”bra bud” vilket för de allra flesta innebär att komma så lågt som möjligt. Hur man gör detta i praktiken varierar dock mer och det är svårt att peka på endast en avgörande faktor.
I denna artikel kommer vi dock mer fokusera på tillåtligheten och effekten av låg prissättning – snarare än hur man får fram ett lågt anbud. Vi kommer särskilt prata om ”onormalt låg prissättning”.
”Nollpris”
Som regel prissätts anbud i någon form av enhets- eller timprislista; alltså att anbudsgivarna prissätter ”Bandgrävare XX – XX ton”, hjälpmedel, anläggningsarbetare m.m. Dessa multipliceras ofta med den estimerade volymen och läggs samman med övriga enheter och timmar för att bli anbudssumman (som såklart kan kallas många andra saker).
Som anbudsgivare kan det hända att man kommer fram till att man egentligen inte skulle behöva ta betalt för någon enhet. Skulle man då kunna sätta en av posterna till 0 kronor eller kanske till 1 krona?
Det korta svaret är att detta generellt sätt ät tillåtet som anbudsmetod enligt både LOU (lagen om offentlig upphandling) och LUF (lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorn). Däremot kan det finnas begränsningar i individuella upphandlingar, till exempel minimipriser för vissa enheter. Sådana är något mer vanligt förekommande vid enheter som avser anställda (anläggningsarbetare som exempel). De är mer ovanliga vid enheter såsom maskiner, hjälpmedel med mera.
Onormalt låg prissättning
Om en anbudsgivare inkommer med ett s.k. ”onormalt lågt anbud”, som ofta är fallet när en eller flera poster är nollprissatta, kan beställaren begära en förklaring. Att beställare begär en förklaring innebär inte i sig att anbudet kommer förkastas; med det är väldigt viktigt att inkomma med förklaringen. Det framgår av 16. Kap. 7 § LOU att om en anbudsgivare inte inkommer med en ”tillfredställande” förklaring så ska beställaren förkasta budet. Det finns en motsvarande lydelse i LUF.
Det framgår exempel i bestämmelsen vad som anbudsgivaren ska förklara. Den grundläggande tanken bakom förklaringen är att det ska visas att det är ett seriöst anbud; alltså ett anbud som anbudsgivaren kommer kunna leverera efter samtidigt som anbudsgivaren kan uppfylla övriga åtaganden (till exempel arbetsmiljöskyldigheter).
Bestämmelsen är emellertid enbart exempel innebärande att det står anbudsgivarna fritt att åberopa andra omständigheter som förklarar varför man kunde inkomma med ett väldigt attraktivt anbud. Som exempel kan särskilt förmånliga rabatter med underleverantörer eller nära geografisk placering vara viktigt information att framföra.
Vissa risker
Det är viktigt att tänka på att du som anbudsgivare har bevisbördan för att visa att ditt anbud är seriöst. Det som dock försvårar en del är att det inte finns någon universell mall för dessa förklaringar. Kraven på vad som måste förklaras och till vilken detaljnivå varierar således från fall till fall.
Särskilt vad gäller detaljnivån finns risken att man inte delar med sig med tillräcklig information. Såklart vill man inte avslöja alla sina samarbeten eftersom det kan skada verksamheten på sikt. Förvisso kan man begära sekretess men det är inte garanterat att den gäller all information. Här finns således en balans att beakta.
Tips
- Ha en god dialog med beställarna och var inte rädd för att fråga exakt vad för information som de vill ha.
- Var utförlig i förklaringen; utgå från att beställarna inte har någon aning om hur din verksamhet fungerar.
- Studera din verksamhet. Många erfarna entreprenörer har spenderat årtionden på att bygga sin verksamhet. Det kan i vissa fall leda till att man själv glömmer att se många av de styrkor som man faktiskt har (till exempel ett stort nätverk av leverantörer som erbjuder bra rabatter).
Terra kan offentlig upphandling
Vi har stor erfarenhet av att bistå entreprenörer av alla storlekar i offentliga upphandlingar oavsett om det gäller begäran om förtydligande av onormalt lågt pris, överprövning, riskbedömningar och mycket mer. Eftersom det är väldigt korta frister i offentlig upphandling rekommenderar vi att ni kontaktar mig eller någon av mina kollegor så snart ni kan! Eller redan idag så kan vi förklara mer hur vi kan vara er partner i vått och torrt.
