Vad är en aktiebok?
Aktieboken kan beskrivas som ett register över alla aktier och dess ägare. I aktieboken anges även annan viktig information såsom huruvida det finns utfärdade aktiebrev och om aktierna omfattas av någon typ av förbehåll. Syftet med aktieboken framgår av 5 kap. 1 § aktiebolagslagen (2005:551) och är att
(i) ligga till grund för utövandet av aktieägares rättigheter mot bolaget, och
(ii) ge bolaget, aktieägare och andra underlag att bedöma ägarförhållandena i bolaget.
Aktiebokens offentlighet
Aktieboken är offentlig, vilket innebär att vem som helst har rätt att ta del av den. Enligt lag ska aktieboken ”hållas tillgänglig hos bolaget”, vilket främst ska tolkas som styrelsens säte. Dock är det också tillåtet att förvara den på huvudkontoret om det är mer tillgängligt än styrelsens säte.
Det finns ingen uttrycklig tidsfrist för när bolaget måste tillhandahålla aktieboken, men det förväntas ske utan onödig försening. Aktieboken ska även vara aktuell.
Det är viktigt att komma ihåg att det inte finns några undantag för vissa uppgifter i aktieboken. Den som har begärt att få se aktieboken har således rätt att få se aktieboken oavkortat. Som exempel bör det inte anses tillåtet att censurera vissa uppgifter med hänvisning till aktieägarnas integritet eller liknande. Detta är någonting som aktieägare bör hålla i åtanke.
Innehåll, uppdatering och arkivering av aktieboken
I aktiebolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken innehålla följande information:
- Varje akties nummer.
- Aktieägarnas namn, personnummer/organisationsnummer och postadress. Om personnummer eller organisationsnummer saknas kan annat identifieringsnummer användas (för fysisk person som saknar personnummer kan till exempel födelsedatum användas).
- Aktieslag om det finns fler än en typ av aktier.
- Information om aktiebrev har utfärdats.
- Uppgifter om aktier omfattas av förbehåll (samtycke, förköp eller hembud) eller kan omvandlas eller lösas in enligt bolagsordningen.
Aktierna ska även tas upp i nummerföljd.
Uppdatering av aktieboken
Aktieboken ska uppdateras omedelbart när det finns skäl för det; när förvärvet är giltigt och styrkt. När en aktie överlåts ska den nya ägaren som huvudregel således införas i aktieboken. Om däremot köparens förvärv inte är giltigt ska aktieboken inte heller uppdateras. Om exempelvis en aktie överlåts i strid med ett samtyckesförbehåll, anses överlåtelsen inte giltig varpå styrelsen inte måste uppdatera aktieboken.
Aktieboken ska även uppdateras om andra uppgifter ändas, till exempel om en befintlig aktieinnehavare byter postadress.
Uppdateringar ska dateras i aktieboken. I praktiken görs detta oftast som en separat kolumn. Om tidpunkten för förändringen framgår av annat material, behöver ingen separat datering göras.
Arkivering av aktieboken
Aktieboken ska sparas under hela bolagets existens och i minst 10 år efter att bolaget har upplösts (5 kap. 3 § aktiebolagslagen). Hur arkiveringen ska ske och krav på hur länge aktieboken ska arkiveras varierar något beroende på om aktieboken förs i fysisk eller digital form:
En aktiebok som förts i fysisk form ska den bevaras i sitt ursprungliga skick. Om den digitaliseras måste den ursprungliga fysiska versionen sparas i 10 år från det att överföringen skedde.
Om aktieboken förs digitalt från början, ska borttagna uppgifter sparas i minst 10 år, antingen digitalt eller i vanlig läsbar form. Detta kan alltså ske som att en ”gammal version” sparas eller att den gamla aktieboken finns utskriven.
Ansvar och straff
Bolagets styrelse ansvarar för att aktieboken förs korrekt och hålls uppdaterad. Styrelsen kan delegera ansvaret till en enskild styrelseledamot eller någon utomstående person, men detta fritar inte styrelsen från dess yttersta ansvar.
Att inte föra aktiebok eller att inte hålla den tillgänglig är straffbart. Brott mot dessa regler kan leda till böter eller i allvarliga fall fängelse i upp till ett år. Fängelsestraff är ovanliga, men detta ska inte ses som en ursäkt för att ignorera de lagstadgade kraven.
Terra kan aktiebolagsrätt
Om du har frågor kring aktieboken, dess hantering eller andra aktiebolagsrättsliga frågor kan du alltid vända dig till Terra. Vi har gedigen erfarenhet inom aktiebolagsrätt och arbetar alltid med ett klientcentrerat förhållningssätt. Det innebär att du får ett personligt bemötande och en skräddarsydd lösning anpassad efter dina behov.
Kontakta oss för professionell hjälp med aktieboken eller andra bolagsrättsliga ärenden.
